Télésecrétariat pour kinésithérapeute
Belenos répond à vos patients en votre nom. Une secrétaire planifie les séries de séances prescrites et gère reports et annulations. Elle suit vos consignes écrites, sans avis sur les soins. Service du lundi au vendredi de 8 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h, à 1,10 € TTC par appel traité.
Ce qui change pour un cabinet de kinésithérapie
Un patient en kinésithérapie vient rarement une seule fois. Il appelle avec une prescription et une série de séances à caler. La secrétaire planifie la série en un seul appel, au rythme que vous avez défini. Le patient raccroche avec ses dates.
Beaucoup de patients veulent le même créneau chaque semaine, souvent avant ou après le travail. La secrétaire réserve ces créneaux récurrents. Elle ne bloque pas l'agenda au-delà de la série prescrite.
Reports et annulations sont fréquents. Une séance annulée doit être replacée sans casser la série. La secrétaire déplace la séance sur un créneau libre. Le rappel par SMS suit la nouvelle date.
Beaucoup d'appels sont administratifs : prescription à apporter, séances restantes, renouvellement, documents de prise en charge. La secrétaire répond avec les informations que vous avez préparées. Ce qu'elle ne sait pas, elle le note et vous le transmet.
Elle ne donne aucun conseil sur une douleur ou un exercice. Ces questions vous parviennent par message. Elle n'évalue jamais l'urgence elle-même. Si un patient signale une urgence vitale, elle l'oriente vers le 15 ou le 112, comme le prévoit votre consigne écrite.
Au téléphone, concrètement
« J'ai une prescription pour des séances de rééducation, quand puis-je commencer ? »
Elle propose une première date puis planifie la série au rythme que vous avez fixé. Elle rappelle d'apporter la prescription.
« Je ne peux pas venir jeudi, on peut décaler ? »
Elle déplace la séance sur un créneau libre de la même semaine si possible. Le rappel par SMS part sur la nouvelle date.
« J'ai plus mal depuis la dernière séance, je continue les exercices ? »
Elle ne donne aucun conseil sur les soins. Elle prend un message pour le kinésithérapeute et indique quand le cabinet rappellera.
Comment ça marche
Échange et consignes
Nous voyons ensemble le rythme habituel des séries, vos règles de report et les questions administratives fréquentes. Vous écrivez la conduite à tenir pour les demandes urgentes.
Agenda et réponses préparés
Vos créneaux récurrents sont repérés dans Doctolib, Maiia ou l'agenda Belenos. Les réponses sur la prescription et les documents sont écrites à l'avance.
Renvoi d'appel
Le cabinet garde son numéro et active un renvoi d'appel. La mise en place prend moins de 24 h.
Demandes fréquentes dans un cabinet de kinésithérapie
| Demande du patient | Ce que fait la secrétaire |
|---|---|
| Début d'une série de séances sur prescription | Planifie toute la série au rythme que vous avez défini. |
| Même créneau chaque semaine | Réserve des créneaux récurrents dans la limite de la série prescrite. |
| Report ou annulation d'une séance | Déplace la séance sur un créneau libre. Le rappel par SMS suit. |
| Question sur la prescription ou les documents | Répond avec les informations préparées, ou transmet la question. |
| Question sur une douleur ou un exercice | Prend un message pour le kinésithérapeute, sans donner de conseil. |
Questions fréquentes
La secrétaire peut-elle planifier toute une série de séances en un seul appel ?
Oui. Vous fixez le rythme par type de prescription. La secrétaire place la série complète. Le patient connaît ses dates dès l'appel.
Comment sont gérés les reports de dernière minute ?
La secrétaire déplace la séance sur un créneau libre, selon vos règles. Le rappel de rendez-vous par SMS suit la nouvelle date. Vous pouvez lui demander de rappeler votre délai de prévenance.
Peut-elle répondre aux questions administratives ?
Oui, à partir des réponses que vous avez préparées : prescription, documents, accès au cabinet. Une question hors de ce cadre vous est transmise par message.
Donne-t-elle des conseils aux patients sur leurs exercices ?
Non. Elle ne donne aucun avis sur les soins et n'évalue pas l'urgence. Elle applique vos consignes écrites. Pour une urgence vitale, elle oriente vers le 15 ou le 112, selon ces consignes.
Je travaille sur Doctolib, est-ce compatible ?
Oui. Les secrétaires travaillent sur Doctolib, Maiia ou l'agenda Belenos.
Combien cela coûte-t-il ?
Vous payez 1,10 € TTC par appel traité. Le service est sans engagement et sans frais de mise en route.
Parlons de votre cabinet.
Une secrétaire Belenos décroche au nom de votre cabinet, du lundi au vendredi de 8 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h.