Télésecrétariat pour dermatologue
Belenos décroche pour votre cabinet de dermatologie du lundi au vendredi de 8 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h. La secrétaire classe chaque demande selon votre grille de motifs et gère annulations et liste d’attente. Elle ne donne aucun avis médical. Le tarif est de 1,10 € TTC par appel traité.
Ce qui change dans un cabinet de dermatologie
En dermatologie, les demandes dépassent souvent les créneaux disponibles. Le téléphone sonne pour des motifs très différents. Un contrôle de grains de beauté, une lésion qui a changé d’aspect et un acte esthétique n’ont pas la même place dans votre agenda.
Vous fixez une grille de tri administratif. Elle dit quel motif va sur quel créneau et lesquels vous voulez voir plus vite. La secrétaire pose les questions prévues par la grille. Elle ne juge aucune lésion et ne donne aucun avis médical.
Un patient signale un grain de beauté qui a changé ? La secrétaire applique ce que votre grille prévoit pour ce cas. Cela peut être un créneau réservé, un message au médecin ou un rendez-vous classique. Vous fixez la règle, elle l’applique et vous transmet le message.
Si vous pratiquez des actes esthétiques, ils ont leurs propres créneaux. La secrétaire donne les informations pratiques que vous avez validées. Les questions sur le déroulé ou le prix d’un acte vous sont transmises si vous préférez y répondre vous-même.
Quand l’agenda est plein, chaque annulation compte. La secrétaire annule ou déplace le rendez-vous, et le créneau se libère aussitôt. Elle le propose au patient suivant qui appelle, dans le respect de votre grille. Si vous tenez une liste d’attente, elle y inscrit les demandes et vous la transmet.
Les appels sont enregistrés. Vous pouvez vérifier la réponse donnée à un patient. Les statistiques d’appels vous montrent comment la demande arrive au cabinet.
Au téléphone, concrètement
« Je voudrais faire contrôler mes grains de beauté. »
Elle propose un créneau de contrôle selon votre grille. Si l’agenda est plein, elle inscrit le patient sur la liste d’attente.
« Une tache sur mon bras a changé de couleur. »
Elle ne commente pas la tache. Elle applique la règle de votre grille pour une lésion qui change, puis vous transmet le message.
« Je souhaite un rendez-vous pour une injection esthétique. »
Si vous pratiquez cet acte, elle réserve le créneau prévu et donne vos informations pratiques. Sinon, elle l’indique au patient avec la phrase que vous avez validée.
Comment ça marche
Échange et grille de motifs
Vous nous transmettez votre grille : contrôle, lésion qui change, acné, eczéma, acte esthétique si vous en pratiquez. Pour chaque motif, vous indiquez le type de créneau et la conduite à tenir.
Agenda et réponses préparés
Les motifs sont paramétrés dans Doctolib, Maiia ou l’agenda Belenos. Nous rédigeons avec vous les réponses pratiques et la tenue de la liste d’attente.
Renvoi d’appel
Vous gardez votre numéro et activez le renvoi d’appel. La secrétaire décroche au nom du cabinet. La mise en place prend moins de 24 h.
Demandes courantes dans un cabinet de dermatologie
| Demande du patient | Ce que fait la secrétaire |
|---|---|
| Contrôle de grains de beauté | Créneau de contrôle prévu par votre grille, ou liste d’attente. |
| Lésion qui a changé d’aspect | Règle de votre grille appliquée, message transmis au médecin. |
| Acné, eczéma ou psoriasis | Créneau de consultation avec la durée que vous avez fixée. |
| Acte esthétique | Créneau dédié et informations pratiques validées, si vous pratiquez cet acte. |
| Annulation d’un rendez-vous | Annulation dans l’agenda, créneau proposé au patient suivant qui appelle. |
Questions fréquentes
La secrétaire décide-t-elle si une lésion est urgente ?
Non. Elle ne juge aucune lésion et ne donne pas d’avis médical. Elle suit la grille que vous avez écrite. En cas d’urgence vitale, elle oriente vers le 15 ou le 112 selon vos consignes.
Puis-je modifier ma grille de tri ?
Oui. Vous nous envoyez la nouvelle version. Les secrétaires l’appliquent dès qu’elle est intégrée à vos consignes.
Comment la liste d’attente est-elle tenue ?
La secrétaire inscrit les patients selon la méthode que vous avez choisie. Quand une annulation libère un créneau, elle le propose au patient suivant qui appelle. La liste vous est transmise.
Je ne fais pas d’esthétique. Comment le dire aux patients ?
La secrétaire l’indique avec la phrase que vous avez validée. Elle peut proposer une consultation médicale à la place, si vous le souhaitez.
Les rappels de rendez-vous sont-ils possibles ?
Oui. Les rappels de rendez-vous par SMS peuvent être activés. Le patient qui ne peut pas venir sait ainsi qu’il doit prévenir le cabinet.
Combien coûte le service ?
Le tarif est de 1,10 € TTC par appel traité. Il n’y a ni engagement ni frais de mise en route. Vous recevez des statistiques sur les appels de votre cabinet.
Parlons de votre cabinet.
Une secrétaire Belenos décroche au nom de votre cabinet, du lundi au vendredi de 8 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h.